オンラインイベント成功の鍵：プレイベント調査の重要性と活用法

オンラインイベントが急増するなか、成功するイベントとそうでないイベントの違いはどこにあるのでしょうか？イベントの成功は、単に多くの人を集めることだけではなく、参加者の期待に応え、価値ある体験を提供することにあります。

そのため、事前に実施するプレイベント調査が重要な役割を果たします。参加者の満足度を高め、潜在的な問題を未然に防ぐこのプロセスは、イベントの質を大きく左右します。
本記事では、プレイベント調査の重要性、その活用方法、さらに具体的な成果について深掘りしていきます。

 プレイベント調査が必要な理由

コロナ禍の影響で多くのイベントがオンラインで行われるようになり、株式会社博報堂プロダクツの調査によれば80％の企業がオンラインイベントが増加したと回答しています。

また、同社のオンラインイベントの満足度調査では、「満足」の回答が63.0％と、全体の過半数を占める一方で、「どちらでもない」や「不満」といった消極的な回答も合計で37.0％に上り、さらなる満足度向上の余地があることが示唆されます。

プレイベント調査の最大の利点は、参加者が何を期待しているのかを事前に把握できること。参加者が求めているテーマやコンテンツを知ることで、期待に応えるイベントプランを作成し、満足度を高めることが可能になります。

参加者の期待を把握し、満足度を向上させる

参加者が期待するテーマや具体的な質問を事前に収集することで、イベント内容をカスタマイズできます。調査で「どのテーマに興味がありますか？」と質問すれば、参加者の関心が集まりそうな内容が見えてきます。
例えば、「最新のデジタルマーケティング戦略」に興味が集中している場合、そのテーマを中心としたセッションを設けたり、デジタルマーケティング戦略の分野に長けているゲストを呼んだりすることで、参加者の満足度を向上させることができるでしょう。

潜在的な問題を未然に防ぐことができる

アンケートを通じて参加者の不安や疑問点を把握し、FAQを作成・共有することで、参加者の疑問を解消し、適切な対応策を講じることができます。
このように参加者が抱える潜在的な問題や要望を早期に把握し備えることで、参加者にも安心してイベントに参加してもらえます。

マーケティング活動の効率化

プレイベント調査は、イベントの集客や認知拡大を目指すマーケティング活動の効率化にも役立ちます。 調査結果を分析することで、どの広告チャネルや告知方法が最も効果的だったかを特定し、ターゲット層に響くメッセージや訴求ポイントを把握することができます。
これらの情報を活用することで無駄な広告費用を削減しつつ、より効果的なマーケティング戦略に集中することができます。 例えば、特定のSNSからの参加者が多いことが分かれば、そのプラットフォームに広告予算を集中させる、といった施策が考えられます。

プレイベント調査の具体的な活用方法

プレイベント調査を最大限活用するためには、正しい手法と適切なツールの選択が重要です。以下に実践的な活用方法を紹介します。

目的によって送信するタイミングを選ぶ

アンケートの目的を明確にし、それに合わせて送信するタイミングを調整することが重要です。参加者の募集段階、参加登録直後、イベント直前など、それぞれの段階で得られる情報と、その情報がイベント企画にどのように活用できるかを考慮して、最適なタイミングを選びましょう。

適切な調査ツールを選択する

アンケートを実施するためのツールは数多くあります。Googleフォームのような無料ツールから、より高度な分析が可能な有料ツールまで、選択肢は様々です。アンケートの目的、回答数、予算などを考慮して、最適なツールを選びましょう。

弊社アンケート作成ツール「タナカさん」では、豊富なアンケートテンプレートから簡単にアンケートを作成し、データを集めて分析することができます。属性別に調査・分析も可能で、精密なアンケート結果を得ることができます。

参加者の関心やニーズを引き出す質問設計

アンケートの質問内容は、参加者の関心やニーズを的確に引き出すことができるように設計する必要があります。

まずは選択式の設問でイベントをどのように知ったのか尋ねることで、どのような媒体から参加者が情報を得ているのか明確になります。この設問の前に、性別や年齢、職業などの属性設問を設けることで、より詳細なデータ分析ができるでしょう。

イベントの宣伝をどの媒体で重点的に行うかなど、今後の参考にもなります。

また、選択式の質問だけでなく、自由記述式の質問も組み合わせることで、より深い洞察を得ることができます。

「イベントで期待することは何ですか？」という質問に加え、「その他、ご意見・ご要望がございましたらご自由にお書きください」といった質問なども追加すると、参加者の本音を引き出すことができます。

事前にセッションの内容を公開しているのであれば、どのセッションに期待を持たれているのかを調査するのも良いでしょう。

期待の高いセッションがある場合、その内容を重点的にイベントを進めたり、さらに深い内容を盛り込むこともできます。それに特化した詳しい資料を作るのもいいでしょう。

加えて、イベントの申し込みに対して分かりにくかった箇所や改善してほしい点など、ネガティブな意見も聞いておくとよいでしょう。

イベント開催までに調整可能な場合は対応策を検討することができますし、次回開催時の参考にもなります。

データの収集と共有

アンケートの回答は、速やかに収集し、関係者と共有することが重要です。回答データを分析することで、参加者のニーズや期待を把握し、イベントの改善に役立てることができます。クラウドストレージなどを活用して、関係者と効率的に情報を共有しましょう。

イベントの最終調整に反映させる

先ほども述べた通り、アンケートで事前に得られた結果は、必ずイベントの最終調整に反映させましょう。参加者の意見を反映することで、より満足度の高いイベントを提供することができますし、参加者にとっても自分の意見が反映されていると感じることで参加意欲も高まり、次回の参加率にも繋がるはずです。

 プレイベント調査がもたらす効果

プレイベント調査を活用することで得られる具体的な効果は多岐にわたります。

参加率の向上

期待に応える内容を事前に構築することで、参加率が飛躍的に向上します。特に、関心の高いテーマを中心に据えたイベントは、リピーターを増やす効果も期待できます。

課題の事前解決

調査を通じて明らかになった潜在的な問題を事前に解決することで、当日のスムーズな進行が可能になります。たとえば、接続環境に不安を感じる参加者が多い場合、詳細な接続マニュアルを提供することでトラブルを回避できます。

参加者の満足度向上

イベント後のアンケートでは、プレイベント調査を行ったイベントの方が満足度が高い傾向が見られます。期待を超える体験を提供することで、参加者からのポジティブなフィードバックを得やすくなります。

今後のイベント改善に向けたデータ蓄積

プレイベント調査で得られたデータは、次回以降のイベント設計における重要な指標となります。どのセッションが人気だったのか、どのような質問が多かったのかといった情報を蓄積することで、継続的なイベント品質向上が期待できます。

まとめ

プレイベント調査は、オンラインイベントを成功させるための戦略的なツールです。参加者の期待を的確に把握し、潜在的な問題を解決することで、満足度の高いイベントを実現できます。さらに、調査によって得られたデータは、今後のイベント運営において価値ある資産となります。ぜひプレイベント調査を取り入れ、より高いレベルのイベントを目指してみてください。

参考

PR TIMES
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000050.000066685.html?utm_source=chatgpt.com